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仕事が終わらないから効率化したい…
「毎日夜遅くまで残業しないと仕事が終わらない」
「雑務に追われすぎてやりたいことが出来ない」
「もっと効率的に働きたい」
こういったことはございませんか？
もしこういったことを思っているのであれば、この記事をしっかりお読みいただくことで、解決できるヒントを得られます。
人は、慣れたやり方を変えたがらない生き物なので、ただやりやすいからという理由だけで、効率の悪いやり方をしていることが多くあります。
今回はそういったように、仕事の効率化を妨げている原因を無くして、圧倒的に効率化をしていき、定時で帰る方法を紹介していきます。
定時で帰ることができたら、飲みに行くことも、家でゆっくりすることも、映画を見ることもできるので、ぜひ仕事を効率化していき、定時に帰れるようにしてください。
まずは効率化を目指す決意をする
当たり前のことですが、まずしっかり効率化を目指す決意をしましょう。
効率化とは、良いことのように聞こえますが、従来のやり方を変えていくので苦労が伴いますし、何時間働いたかでしか結果を判断できない人には「あいつ全然働いていない」と思われてしまいます。
ただ、だからと言ってやりやすい従来のやり方でやっていても、成長をしていくこともなかなか難しいですし、時間を圧迫してしまっているのでもったいないでしょう。
まずしっかり効率化をしていくと決意をして、この先を読んでいってください。
仕事の効率化を妨げる7つの原因
ここから仕事の効率化を妨げる原因と、その解決方法を紹介していきます。
ぜひ当てはまっているかを確認して、当てはまっていたら直していってください。
1.頑張ることが目的になっている
効率的な人 効率化を目指し日々行動している
非効率な人 旧来通りのやりやすく効率の悪いやり方を続ける
そもそも本当に効率化を目指しているのでしょうか？
忙しい自分に酔って頑張ることが目的になっていないでしょうか？
日々の仕事だと頑張ることが目的になって、成果につながっていないことが多くあります。効率化とは少ない労力で大きな結果を出すことです。
効率化するためにはプロセスを変える必要があるので、変えている間には面倒だったり効率が悪くなったりします。
まずはちゃんと効率化するという意識を持ちましょう。意外と効率悪くても旧来通りのやり方がやりやすく続けている人が多いです。
2.面倒なことを後回しにする
効率的な人 面倒なことから手を付ける
非効率な人 簡単なことから手を付ける
面倒なことは後回しにする癖があると、それをしたくなくてどんどん先延ばしにしていき、結果非効率になっていきます。
分かっていてもなかなか難しいことではありますが、面倒くさいことも主体的に取り組み意味を見出せばやる気になります。
面倒なことを後回しにしない癖をつければ、そこまでの苦労ではなくなる上に仕事を効率化していくことができます。
次の業務から面倒なことから片付け、仕事の効率化を図ってください。
3.一人で仕事を抱え込む
効率的な人 苦手なことは相談したり任せたりしながら進める
非効率な人 全部一人でやろうとする
自分では思い通りにいっていると思っていても、はたから見たら全然だめであったり、行き詰っているところに仲間がやってきて簡単に解決してくれたりしたことがあるかと思います。
効率が悪い人ほど一人で抱えがちです。
もちろん一人でやらなければならない仕事もありますが、基本的に仕事はチームワークなので、苦手なことや行き詰ったことは思い切って人に任せてみましょう。
ずっと一人の力でやっていては、今後も消耗していく一方です。
どのみち昇進したら仕事を割り振らなければならないので、その練習だと思いやってみましょう。
4.行き当たりばったり
効率的な人 計画性があり、やりにくいことはルーティンワークにしている
非効率な人 計画性がなく、一つ終わらせてから次何やるか考える
非効率な人は計画性がないので、仕事が切り替わる際にタイムラグが生まれます。
一方効率的な人は、計画をある程度立てて行動するので、作業スピードは同じでも作業の間にタイムラグが生まれないので、リズムよく効率的に仕事を進めることが出来ます。
また仕事のスピードは作業のスピードではなくリズムで決まると言われています。無計画にあちこち手を出すのではなく、リズムを意識して仕事をしてみると効率的に仕事を終わらすことができます。
行き当たりばったりになってしまっている人は朝の電車で一日の計画をある程度立ててしまいましょう。
5.受け身の姿勢
効率的な人 自分から仕事をやりに行く
非効率な人 指示待ちで自分で考えない
受け身の姿勢で仕事をしていると、任され仕事ばかりになり自分の思うようなペースで進めることが出来ません。そのため受け身姿勢で仕事をしている人は非効率になってしまいます。
また受け身な人は自分で考えて物事を行わないため、効率を良くしていけません。
つまらない作業こそ任されやすいので、つまらない仕事ばかり任され、面白いやりがいのある仕事は回ってきません。効率の面でもやりがいの面でも仕事は自分からやりに行きましょう。
6.そもそも仕事が自分に向いていない
効率的な人 自分の得意な分野で勝負する
非効率な人 自分の苦手な分野に居続ける
正直やる気という面もありますので、向いていない苦手な分野にいると効率は悪くなります。
すぐに投げ出しては適性が分からないので、ある程度は続けてみた方が一般的にはいいと言われていますが、思い切って部署や会社を変えてみるのも手です。
現状に不安や不満が少しでもあるなら、自分の適性は考え続けた方が、より良い環境にも巡り合いやすくなります。
基本的に効率的に働いている人、仕事が出来る人、いわゆる成功者は自分の得意な分野で勝負していることが多いです。
環境の力は大きいので、環境に合わせることばかり考えるのではなく、環境を疑って自分を良くしていくことも視野に入れましょう。
7.物理的な不具合
効率的な人 自分の作業スペースは整理整頓されている
非効率な人 作業スペースはぐちゃぐちゃで機械の故障なども放置してしまう
非効率な人は物理的な不具合も面倒だから放置してしまい、結局効率を落としてしまいます。
整理整頓や不具合の出ているツールを直す等物理的な環境を整えましょう。
少し面倒でも効率はちょっとずつの組み合わせで良くなるので、少しずつ改善していきましょう。
仕事を効率化して定時に帰ろう！
今回は、仕事の効率を落としてしまう原因と改善策について紹介しました。
仕事を効率化していく方法をまとめると以下の通りです。
- ちゃんと効率化を目指す
- 面倒なことから片付ける
- 人に頼る
- 計画を立てる
- 仕事を取りに行く
- 環境も自分に合っているか考える
- 物理的な不具合を無くす
以上のことを心がけるだけで効率は劇的に変わります。
仕事を効率化するのは最初は大変ですが、慣れれば時間に余裕を持てるようになり、他に様々なことができるようになるので、一つずつでもいいので実践していきましょう。
