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本物のPDCAサイクルを身に着けると仕事で成功できる？
PDCAサイクルとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)の総称で、こちらを実行していくと仕事で成果を上げられるといった仕組みになっています。
ですが現状「PDCAサイクルを回す」と言っているだけで、実際にしっかり業務を改善して成果に繋げられていない社会人をよく見かけます。
しっかりPDCAサイクルを回していことができると仕事は劇的に良くなっていきます。
今回はPDCAサイクルというのは何なのか、どういう風に仕事をしたら成果を上げていけるのか、というのを解説していきます。
PDCAサイクルとは
改めてになりますが、PDCAサイクルとはPlan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)を回していき、業務を改善していくことです。まずはそれぞれ見ていきましょう。
Plan(計画)
仕事でもなんでもそうですが、まず何かをするときに初めにすることが計画を立てることです。
目標を設定し、そこに向かってどう行動していけばいいのかを決めていく工程です。
しっかり実行できるものでないと、PDCAサイクルを回していくことが不可能になってしまうので、実現可能性を考えることがポイントです。
Do(実行)
立てた計画を実行していく工程です。計画時に評価ポイント(どのようになったら良いか)を決めるかと思いますが、それを測れるよう行動も細分化して記録しておくことが大切になってきます。
後で詳しく紹介していきますが、ほとんどの人は計画で決めた実行をできていないと言われています。行動数をしっかり追うこと、追えるような行動数にすることが非常に大切でしょう。
Check(評価)
評価は大きく分けて以下の2つのポイントで見ていきます。
- 計画がちゃんと実行できたか
- 計画時に立てた目標が達成できたか
PDCAサイクルを回していく際、評価のポイントをPlanの際にしっかり決めておくことで、より改善もしやすくなります。
PDCAサイクルを回すには、このCheckも非常に大切で、自分のことはもちろんですが、昇進すると部下のCheckもしていくことになるので、しっかり身に着けていく必要があるでしょう。
Action(改善)
計画し、実行し、評価をすれば何ができて何ができなかったか、何が原因で目標が達成出来なかったのか、はたまた出来たのかが分かります。
それをどうしたら出来るか、どうしたら目標達成できるか、さらにはすべて満足のいく結果であれば、これ以上を目指していくのか、また現状維持をずっとしていくのかを行動に移していきます。
PDCAサイクルでは、このActionが肝になっていて、いくら結果を残していても、振り返りをして改善をしていかないと一時的なものになってしまうので、このAction(改善)も非常に大切です。
PDCAサイクル例
ここからは具体例として、PDCAサイクルを回していく方法を紹介していきます。
例は、身近な例としてダイエットをして体重を5kg落としたいとします。
そういった場合をPDCAサイクルに当てはめると、以下のようになります。
Plan(計画)
5kg落とすためには食事も気を付けながら運動もしなくてはならないから、朝はヨーグルトとサラダなどヘルシーな物にして、夜も19時以降は食べないようにしよう。
そして万歩計アプリを使って毎日通勤も合わせて5kmは歩こう。
夏の体のラインが出るときにやせていたいから、3か月で痩せられるようにしたいから1か月はこれで様子を見よう。
Do(実行)
まず決めた1か月決めた食生活、運動をしっかりこなしていく。
Check(評価)
1か月まずやってみて食事も5km歩くことも数日サボってしまった(本気で成し遂げたいのであればサボってしまった日もしっかり確認)。
そしてまだ1kgしか減っていないからこのペースで行くと難しい。
Action(改善)
サボってしまった日は仕事でストレスが溜まっていたからなので、歩くことは朝にやろう。
食事に関しては買い物めんどくさいとかで遅くならないように、一週間分の献立を考えてまとめ買いして効率的にやろう。
PDCAサイクルが回せない理由
ここからはPDCAサイクルが回せない理由、上手く物事が改善していかない理由を紹介していきます。
多くの社会人が陥りがちなポイントなので、しっかり確認して、業務改善の質を上げていきましょう。
行動目標がきつすぎる
仕事で雇われの身の場合、上司が行動目標を決めることが多くなってくると思います。
それが自分の中で大変な作業量だと、Do(実行)の部分しかほとんどできなくなり、PDCAサイクルを回すことが難しくなってしまいます。
【改善策】
- ストレスを減らす
我慢する力は何においても同じ場所からきていると言われています。
例えば、きつい仕事を頑張ることも、ジャンクフードを我慢することも同じ心の容量から引き出していっています。
なので仕事以外でも我慢を減らすことによりストレスが減り仕事に集中できるようになります。
- まずはこなせるようになる
こなすのが精いっぱいなのに、PDCAのことまで考えるとどっち付かずになってしまい、逆効果になります。
「周りはできているのに」と焦らず、少しずつ要領を良くしたり、ストレス耐性を上げて、まずはこなせるようになりましょう。
改善を焦りすぎる
一刻も早く結果を出さなくてはならない世の中になっているので、少しでも上手くいっていないと焦ってしまい改善していくことがあるかと思います。
しかし短期間では本当にその方法が間違っているのか、たまたま結果が出ていないのかわからない可能性があります。
【改善策】
- Doに対して期間をはっきり決める
期間を決めても焦ることに変わりはありませんが、まず計画時にどのくらいやるのかはっきり決めて守っていきましょう。
行動が短期間で二転三転すると、しっかり結果が得られず、改善していくことができないので、ずっと大変なままになります。
PDCAサイクルを回して成果を上げていくコツ
ここからは、PDCAサイクルをしっかり回して、成果を上げていくコツを紹介していきます。
今よりも結果を出したいと考えている人は、しっかり集中してご確認ください。
計画をしっかり立て、目標・目的を明確にする
計画をしっかり立てないと上手くいきませんし、途中で不安も出てきます。
下記の6W3Hをしっかり埋め、目標・目的も明確な数字や具体的なものにしていきましょう。
検証↔改善の流れを大切にする
PDCAを回せていない人は検証と改善をあいまいにするか振り返り自体していません。
PDCAサイクルを覚えていなくても、検証して改善していくということをしっかり覚えておけば結果は出ていくようになります。
毎日どういう行動をしてこうなったというのを記録していきましょう。
ここで大切なのはただ振り返るだけでなく、どういう風に改善していけるかも考えることです。
すべては改善のためにしっかり振り返っていきましょう。
この検証↔改善の流れをより効率的にするためには、論理的思考力も大切です。論理的思考力については以下の記事で紹介しているので、こちらもチェックしてみてください。
順調ではない場合行動を変える
順調でない場合、改善をしていくことになりますが、改善とは行動を変えていくことです。
もっとこういう風にやっていこうや、結果が出ないから頑張っていこうなどといったあいまいなことでは良くなっていきません。
ダイエットで結果が出ないのであれば、運動の量を増やす、食事の量を減らす、サボらないためにいつやるか、どうやるかを変えるなどをしていく必要があります。
ちゃんとできる計画にする
目標が高すぎたり、出来ない計画を立ててはいけません。
目標のために計画は高めに立てたい気持ちは分かりますが、例えば毎日5km走ろうなどといった目標を立てても確実に続きません。
むしろ人は計画は難しく立てがちなので、少しさぼっても出来るくらいの計画にすることが大切です。
目標を高く設定しすぎると、達成できなくて改善をしていけなくなるだけでなく、自己嫌悪に陥り、「もう無理だ」となりかねません。
まずは本当に少しやっていき、ちょっとずつ増やしていきましょう。
仮説とズレてもすぐ計画を変更しない
PDCAサイクルを回す際よくやりがちなのが、仮説にまっすぐ向かっていないので、すぐ計画と違うことをしてしまうことです。
もちろん間違った行動をずっとしていてはいけません。
しかし評価して改善していくためには、計画通り進めていかないと意味がないです。
まず何をどのくらいやっていくのかを決めて、その期間は腰を据えてやっていきましょう。
上記の例でもダイエット3日で効果でないから、違うことを試そうとしていても結局どっちつかずになり痩せていけません。
本物のPDCAサイクルを身に着けて仕事で成果を上げよう
今回は、成果を上げるための本物のPDCAサイクルについて紹介しました。
PDCAという言葉や細かい内容は覚えなくていいですが、この計画→実行→評価→改善の流れは何においても大切です。
またどのように行っていくかはやることによって変わってくるので、この記事を前提にしながら、自分のやることに合わせて常に“業務が改善していっているか”を考え、このサイクルを回していきましょう。
