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ポイントを押さえるだけで圧倒的に見やすい資料になる
上司に報告したり、クライアントに提案したり、プレゼンをしたりと、資料を作る機会は幾度となくあるかと思います。
そんなときに見やすい資料を作るコツを知っておけば、相手に伝わりやすくなり、成果が出やすくなります。
そして見やすい資料というのはちょっとしたポイントを押さえるだけで作ることができます。
今回は見やすい資料の作り方をまとめたので、ここで学んで仕事の効率を上げてください。
コミュニケーションも同じですが、人がいてこそのものなので、自分が分かりやすい、自分が作りやすい資料を作っているようではまだまだです。
人から見られることをしっかり意識し、フィードバックをもらい、良い資料を作れるようにしていきましょう。
見やすい資料は相手視点
相手がいるものなので、相手目線で見やすい資料を作る、当たり前ですが、忘れてしまいがちです。
自分の書きたい順番で、自分の書きたい言葉で書いていませんか？
資料を作るということは誰かに伝えるということなので、その人に合った順番でその人に合った言葉で書いていかなくてはなりません。
他人視点で資料を作っていくためには、資料作成の目的を明確にしましょう。
相手が欲しい情報をわかりやすいように伝えられるのが、見やすく、良い資料と言われています。
何かを説明して行動を起こしてもらったり、気持ちを変えてもらうための資料なので、相手の状況、そして相手に最終的にどうしてほしいのかを考えて資料を作っていきましょう。
人の心理についてはこちらでまとめているのでこちらもご覧ください。
→人間の欲求を知って仕事に活かそう！マズローの欲求五段階説！
見やすい資料作りのコツ1.単純にする
分かりやすい資料は得てして単純です。
手を抜いているわけではなく、伝えたいことをズバッと記しているので単純になります。
複雑な内容でもかみ砕いて単純に伝えられるようにしていきましょう。
1-1単純明快にする5箇条
簡単にして出来るだけあいまいな言葉を無くすと誰にでも読みやすく伝わりやすい資料になります。以下のことを意識していきましょう。
・1文(。まで)を長くても60文字前後にする
・形容詞を無くす(とても良いです→良いです)
・文章は削れるだけ削る
・文字ばかりでなく図を入れる
人によって理解度は違うので、理解があると分かっている人であれば専門用語は使っていいですが、基本的には誰でもわかる、中学生に説明してもわかる内容で作ることが望ましいです。
ただでさえ理解をしてもらわなくてはならないのに、分からない言葉や分かりづらい表現が一文に2つも3つもあったら内容は確実に入ってきません。
見やすい資料を作るために、一度書いた後に難しい表現、分かりづらい表現がないかを確認していきましょう。
1-2最後どうなるかまでしっかり見届ける
プレゼン資料なのか、印刷して配るのか、そのままデータとして送るのか、最後がどうなるかによって資料の見やすさは変わってきます。
プレゼンで使うようなら、スクリーンに映してみて、印刷するならあらかじめ印刷して見やすい資料なのか見ていきましょう。
実際の資料を見て配置などを考えることも大切ですし、自分の作ったものを改めてみてみるということも大切です。
メールが分かりにくいなどと言われる人も一度見直してみると発見があるかもしれません。
1-3内容に関係の無いものはなくす
ひと笑いを取ることも場合によっては必要ですが、資料が量的にすくない気がするからといって、関係の薄いものを入れるのは避けましょう。
情報過多の時代では、いかに伝えたいことを短く、端的に伝えられるかということが重要になってくるので、必要な際もありますが、周辺知識や例も必要最低限に抑えましょう。
人はいくつものことを同時に考えることは難しいと言われているので、伝えたいことをズバッと伝えていくという意識が大切です。
1-4誤字脱字は最低2回はチェック
誤字や脱字があると、相手の集中力をそらしてしまいます。
誤字脱字を無くすことはなかなか難しいですが、最低でも2回チェックをすることで、かなり確率は減らせます。
- 一度完成してチェック
- 提出する寸前にチェック
の2回誤字脱字チェックをする癖をつけましょう。
見やすい資料作りのコツ2.とにかく揃える
分かりやすい資料にしていくためには余計なことに気を取られないようにすることが大切です。
図などがずれてしまっていると相手の集中力をそいでしまいます。
2-1フォントはゴシックかメイリオにする
見やすい資料を考えた時に、ポップ調な字体や手書き風の字体は読みにくいです。
どんな人にも見やすい字体はゴシックかメイリオなので、題・本文などでフォントを変えてもいいですし、同じでもいいですが、フォントも意識して明朝・ゴシック・メイリオにしていきましょう。
また「ですます調」などの字体も全体通して揃っていないと気持ち悪いので、確実に揃えていきましょう。
2-2見えない部分もきっちりそろえる
箇条書きの項目が微妙にずれていたり、表の項目がずれていたりすると、自分では気づかなくても、見る人からしたら気持ち悪いです。
また同じ1ページ丸々グラフのページを2ページ続けるなどと言った場合も前後のページの個所を合わせると、見やすいです。
気を使いすぎるくらいそろえる意識をしましょう。
2-3色もそろえる
例えばA案とB案を持っていく場合、資料のページが変わっても、A案は赤系B案は青系など色もそろえるようにしていきましょう。
ページによってデザインを考えたい気持ちもわかりますが、かえって読みにくくなってしまいます。
見やすい資料作りのコツ3.伝えたいところはしっかり強調
ただの文字を読んで理解していくのは非常に脳に負担がかかります。
図やグラフも大切ですが、どこが大切なのかを強調してくことも見やすい資料には必須です。
3-1強弱をつける
大きさや色など強弱を最も伝えたいことにつけていきましょう。
多くの人が本が苦手なように、本のようにずっと同じ大きさや色の文字が続いているだけだと、やはり退屈してしまいます。
本題に大きく関係ある単語を大きくしたり、ちょっとした下線を入れたり、ところどころ箇条書きの個所を作ったり、飽きない工夫をしていきましょう。
3-2一スライドに主張は一つ
プレゼンでしたら一つのスライドで言いたいことをいくつも入れると分かりづらくなってしまいます。
大学の授業でも同じ資料でずっと話続ける人って分かりにくかったですよね。
せっかくのパワーポイントなので、図やグラフなど視覚的に理解できるものを多用して、分かりやすくしていくべきです。
仮に後で渡したとしてもスライドをじっくり見る人は少ないので、一つのスライドの情報量を減らしていきましょう。
許されるのであれば、グラフも次のページにしていいくらいです。
3-3最初に構成を考える
人は長い時間集中していられず、一説では15分以降から集中力は落ち始めると言われています。
その中でもしっかり伝えるためには、構成に気を配っていくことが大切です。
基本的に以下の順番に当てはめ、また本題を用途や相手の性格に合わせて、変えていく必要があります。
つかみは課題やそれに対する原因、本題が解決していく案と根拠であると流れが綺麗になります。
つかみ：若者の集客が少なく今後が不安、この街には若者が少ない
本題：数少ない若者を常連にしていく施策が必要。若者に人気のあるメニューを増やす→若者が頼みやすいもののデータ
3-4色は彩度を抑え3色以内に
色の使い方に自信がない人はあまり鮮やかすぎる色を使うのはおすすめしません。また暗すぎても気分も暗くなってしまうので、グラデーションの真ん中くらいの色を使いましょう。
また色がごちゃごちゃしていると分かりづらいです。ファッションでもそうですが、3色ほどに抑えることで、みんなから見やすいもの資料になります。
以下のようにベースカラー、サブカラー、アクセントとバランスを取っていくことによって見やすくなります。
また3色は以下のような赤オレンジ黄色など類似色や、紫オレンジ緑のような3角形の色を選ぶことでバランスが良くなります。
【合う3色の使い方】
3-5色の意味を考える
例えば青にはマイナスイメージ、赤にはプラスイメージなど色にイメージがあるのでそこを理解して使いましょう。
以下に色について詳しく書いてありますので、色について詳しくなりたい方は下記もチェックしてみてください。
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カンタンなポイントを押さえれば圧倒的に見やすい資料になる
今回は、覚えておくだけで資料が圧倒的に見やすくなるポイントを紹介しました。
見やすい資料を作るポイントは以下の通りです。
- 難しい言葉は使わず短く単純な言葉にする
- 細かい部分までしっかり揃える
- 伝えたいところはしっかり強調
仕事に慣れてくるとあれこれ工夫をしてみたくなり、それはそれでいいのですが時折初心に戻って基本をしっかりした方が、見やすい資料ができます。
今回は比較的当たり前のことですが、意外と意識している人は少ないので、しっかり見直して社内で一番いい資料を作れるようになりましょう。
