contents
- ドイツは仕事の仕方が上手く休日が多い？
- 日本でも取り入れられるドイツの仕事の仕方22選
- 1.自分の権限で決められることは自分で決める
- 2.会議は1時間以内に
- 3.報告書や打ち合わせのメモはA4一枚以内に
- 4.メールの送り先は最小限に
- 5.退社する際に次の日の課題を箇条書きにして帰る
- 6.やることに優先順位をつける
- 7.顧客目線の優先順位をつける
- 8.複雑な仕事を午前中に片付ける
- 9.最短の連絡手段を心がける
- 10.どんなに忙しくても10時間を目安に帰る
- 11.繁忙期でも週に一回は早い時間に帰る
- 12.有休を全部消化する
- 13.休暇中に仕事をしない
- 14.共有サーバーを作り仕事を簡単に頼めるようにする
- 15.サーバーやファイル名を簡潔で分かりやすくする
- 16.朝方の生活を送る
- 17.昼休みは45分にとどめ早く退社する
- 18.9~17時はたばこや無駄話を極力なくす
- 19.最優先の仕事がある場合は他のことをしない
- 20.打ち合わせは一日一回にとどめる
- 21.週一回はジョギングなど体を動かす
- 22.以上のことをみんなと始める
- ドイツに学んで仕事を効率化しよう！
ドイツは仕事の仕方が上手く休日が多い？
ドイツでは「年間150日以上休む」人も少なくないですし、1日10時間以上働くこともほとんどありません。
ですが1人あたりGDPで見ると日本よりも高く2016年で日本は38,917ドル、ドイツは41,283ドルと、年間で日本円で約20万円ドイツの方が高く、生産性はドイツが圧倒的に勝っています。
歴史的にも比較的日本と似たところも多いと言われているドイツですが、どこに差が出ているのでしょうか？
今回はドイツでは普通で日本でも普段から取り入れられる効率的な仕事術をまとめたので、仕事の生産性を上げるのに参考にしてください。
日本でも取り入れられるドイツの仕事の仕方22選
早速、日本でも取り入れられるドイツの働き方を22個紹介していきます。
効率を上げていくためには、細かいところからコツコツとやっていくのがよく、一つひとつのインパクトはそこまで大きくないですが、簡単に取り入れられることなので、ぜひ一つひとつ取り入れていってください。
1.自分の権限で決められることは自分で決める
自分で権限があることまで、いちいち上司に相談していてはいたずらに時間を取るだけなので、自分で完結してしまいましょう。
自分の権限で決めることを自分で決めると、責任が伴うので精神的に負担はありますが、いちいち確認していたら、権限を与えられている意味もないでしょう。
昇進していった際にどんどん自分の責任や決めなければいけないことは増えていくので、今のうちにその練習のつもりで決めていっていいかもしれません。
2.会議は1時間以内に
人の集中力はそこまで持ちませんし、長い会議から良いアイディアが生まれることはありません。
共有事項はメールやチャットの方が後から見返せて良いので、会議の時間削減していきましょう。
もちろん必要な会議もありますが、慣例でやっている会議が本当に必要か確かめてみることで、仕事の効率を圧倒的に高めることができます。
3.報告書や打ち合わせのメモはA4一枚以内に
何枚も書くと、渡す相手も自分も何が大切なのかわからなくなるので、報告など何か伝えることがある場合、A4一枚にとどめましょう。
多くをまとめても全部は見られない、見ても覚えられないので、覚えなければならないことを短くまとめる訓練をしていきましょう。
分かりやすく短くまとめられる力はどこの世界でも役に立ちます。
4.メールの送り先は最小限に
メールで、CCやBCCといったように、複数人に送ることがあると思いますが、最小限に抑えるようにしていきましょう。
しっかり読まないけど一応送っておくというのをみんなでやっているとみんな少しずつ時間を損します。
読む必要のない人に送るのはやめましょう。
5.退社する際に次の日の課題を箇条書きにして帰る
翌日出社した際に出社直後から仕事に取り掛かれ、予定をどんどん前倒しにしていけるので、次出社したら何をやるべきか箇条書きにして書いてから帰りましょう。
また朝の満員電車でその日の計画を立てるとストレスが軽減するなどと言った話もあるので、退社するときに次の日の課題を箇条書き、朝の電車でそれを精査することで、スタートダッシュができます。
6.やることに優先順位をつける
仕事の効率化には、やることの優先順位付けも大切です。
もちろんどれも大切な仕事ではあると思いますが、優先順位をつけて時間配分を考えていかないといつまでたっても残業レースから抜け出せません。
抜けるところの手は抜いていくことで多くの仕事に手を付けられますし、ストレスの軽減もするので、優先順位をつけて力を労力をかけても成果があまり変わらないものに時間を使わないなど工夫していきましょう。
7.顧客目線の優先順位をつける
会社では顧客に価値を与え続けないと存続していけないので、顧客から見て大切なことが優先順位の上位になってきます。
優先順位も顧客から見て重要なこと、メールの返信や契約書の送付など向こうが何かしなくてはいけないことから先に手を付けていきましょう。
8.複雑な仕事を午前中に片付ける
午前中は疲れもまだなく頭もすっきりしているので、複雑な仕事は午前中に終わらせましょう。
複雑で面倒な仕事は後にしてしまいがちですよね。
しかしやらなきゃという気持ちを持ち続けることも体力を奪っていく原因になります。
午前中に終わらせる意識を持つと、後が楽になってきますし、癖をつけてしまえば自然と面倒なことも先に出来るようになるので、まず癖をつけていきましょう。
9.最短の連絡手段を心がける
口頭で伝えるべきか、メールなどで伝えるべきかは、世代や業界によってさまざまな価値観がありますが、最短の手段を心がけるのが良いでしょう。
ネットが発達している今「メールじゃ気づかない」では仕事は一向に終わらないので、もしそういう上司がいて、仕事の効率を悪くさせるようであれば、改善をお願いしていきましょう。
口頭で伝えるかメールで伝えるかという点に関しては、顧客目線で立てた優先順位に従い最短の連絡手段を心がけましょう。
10.どんなに忙しくても10時間を目安に帰る
間に合わないから残業するという癖を作ってしまうと、明日も寝不足で効率が悪くなり、残業ループにハマります。
明日の生産性も考え、10時間以上仕事するのは出来るだけ避けましょう。
また10時間で終わらないようであれば10時間でしっかり終わらす癖をつけましょう。
まだまだ削れる無駄があるはずです。
もし自分なりにかなり工夫をしても毎日10時間以上働かなくてはならないのであれば転職を考えてみてもいいかもしれません。
11.繁忙期でも週に一回は早い時間に帰る
ずっと同じことをしていると疲れてきて効率は驚くほど落ちていきます。
週に一度程度早く帰る時間を設ければそこに向けて仕事も集中するので、週に一度くらいは早く帰り、アフター5を楽しみましょう。
いくら長時間働いても、効率が悪い状態で働いていては、労力も時間も無駄になってしまいます。
気分の転換をして、気持ちをリフレッシュすることで、仕事の効率もかなり良くなっていきます。
12.有休を全部消化する
精神的になかなか難しいと思いますが、誰かが始めないと誰も休めない状況が続きます。
業務を任せる必要はありますが、まずあなたから有休をとり、みんなが有休をとれる環境作りに務めましょう。
ドイツでは、仕事の任せ方が上手く、一人二人休んだところで、仕事が回っていくような仕組みになっているので、2週間まとめて休むということもよくあります。
どうしても有給消化できない場合、まずは休める仕組み作りから始めていきましょう。
13.休暇中に仕事をしない
休暇中でもメールの返信や、自宅でできる仕事をしてしまうと気持ちが休まりません。
気持ちが休まらないと、平日の仕事の効率も落ちてしまい、悪循環になってしまいます。
休暇の時に仕事をするのをいっそやめてみましょう。
現代人は肉体的な疲れより精神的な疲れのケアが必要で、休暇中に仕事をしないことは精神を休める一歩になります。
14.共有サーバーを作り仕事を簡単に頼めるようにする
自分の請け負っている業務を他の人に任せられる仕組みがドイツでは優れているので、休むことができます。
担当などがある場合も、情報をみんなに共有できるようにして、休んでいる時もカバーできるように常にしておきましょう、
しっかり休むため、仕事の効率を上げるためには、力を合わせて組織で変わっていくのが一番効果があります。
15.サーバーやファイル名を簡潔で分かりやすくする
これも任せる仕組み作りの一つです。
サーバーやファイル名を誰が見てもわかる名前にしておきましょう。
その工夫にも時間はかかってしまいますが、ちょっと時間をかけて仕事を任せられる仕組みを作っていくと休めるようにも普段の仕事で無駄に説明することも減ります。
16.朝方の生活を送る
朝方の生活を送ることで、精神も安定しやすくなり、朝から全力で働けるので、朝方の生活をすると時間を有効活用できます。
また朝は集中しやすいので、9時出社20時退社をするのであれば、8時出社19時退社をしてしまった方がかなり効率は高まります。
17.昼休みは45分にとどめ早く退社する
だらだら仕事をしてしまうと結局早く帰れず、体力を使うことになります。
オンタイムはしっかり仕事に集中して終わらせる癖をつけましょう。
ランチを食べながら仕事をするまでやると、休まらず疲弊してしまいますが、早めに昼休みを切り上げることで仕事の量が変わってきます。
18.9~17時はたばこや無駄話を極力なくす
タバコ休憩や無駄話などしていると、積もり積もるとかなり大きな時間になります。
トイレにも行くことを考えると、トイレ3回で約10分、タバコ休憩を5回で約20分を費やすとそれだけで30分、さらにおしゃべりなどすると1時間近くロスしていきます。
もちろん気分転換も必要ですが、極力勤務中は避けて、早く仕事を終わらせましょう。
19.最優先の仕事がある場合は他のことをしない
仕事のスピードはリズムで決まるので、いくら作業が早くてもあれやってこれやってじゃなかなか仕事は終わりません。
優先することがある場合、それ以外のことは一回やめましょう。
いくつものことをしないといけない場合もありますが、いくら慣れても一つのことを終わらせて次に移るというやり方をした方が確実に時間は早く終わるので、あっちもこっちもと手を出さないようにしていきましょう。
20.打ち合わせは一日一回にとどめる
打ち合わせばかりしていると、自分の仕事が一切終わりません。
もちろん打ち合わせも大切ですが、話し合いより実際に動くことの方が大切です。
だらだらしないように回数や時間を決めて効率の良いものにしていきましょう。
21.週一回はジョギングなど体を動かす
運動不足は疲れも溜まりやすくなりますし、脳の働きも悪くなります。
週に一度30分程度は運動することで体調も崩しづらくなりますし、運動を心がけましょう。
22.以上のことをみんなと始める
一人だけで急にこれらのことを始めても変人扱いされる可能性がありますし、みんなで始めればより効果が大きくなるので、みんなを説得してみんなで始めていきましょう。
効率よく仕事を終わらせて早く帰りたいのはみんな一緒なはずです。
まずは試しでやってみませんか？と持ち掛けやってみましょう。
それで業務の効率を良くすることができたら、とても大きな功績になりますし、違う職場や自分で事業をする際にも役に立ちます。
組織ごと効率化を進めていきましょう。
ドイツに学んで仕事を効率化しよう！
今回は、休日が多く、生産性が高いと言われているドイツの働き方について紹介しました。
生産性の違いは、文化や国民性の違いもありますが、日本でも真似できるところは多くあります。
最後に日本でも取り入れられるドイツの仕事の仕方を振り返ってみましょう。
2.会議は1時間以内に
3.報告書や打ち合わせのメモはA4一枚以内に
4.メールの送り先は最小限に
5.退社する際に次の日の課題を箇条書きにして帰る
6.やることに優先順位をつける
7.顧客目線の優先順位をつける
8.複雑な仕事を午前中に片付ける
9.最短の連絡手段を心がける
10.どんなに忙しくても10時間を目安に帰る
11.繁忙期でも週に一回は早い時間に帰る
12.有休を全部消化する
13.休暇中に仕事をしない
14.共有サーバーを作り仕事を簡単に頼めるようにする
15.サーバーやファイル名を簡潔で分かりやすくする
16.朝方の生活を送る
17.昼休みは45分にとどめ早く退社する
18.9~17時はたばこや無駄話を極力なくす
19.最優先の仕事がある場合は他のことをしない
20.打ち合わせは一日一回にとどめる
21.週一回はジョギングなど体を動かす
22.以上のことをみんなと始める
かなり細かいところもありますが小さな積み重ねで、時間を節約していくとストレスも減りますし、やりたいことをやる時間も増えます。
普通に働いていると結構無駄にあふれてしまいますし、もちろん状況によってはできないこともあるかとは思います。
ですがドイツに見習えるところはあると思うので、少しずつ実践して効率化を進めていきましょう。
ぜひ職場の皆さんで始めてください。
